미팅하는 감/회의록 작성하는 감

미팅 사전 준비

-미팅의 아젠다가 무엇인지, 목적이 무엇인지, 참가자는 누구인지 알아두고 참가할 것
-자신의 발화가 미팅에 포함되어 있을 경우, 청자를 고려하여 무엇을 언급할지 준비할 것
-외부 미팅의 경우, 내부미팅을 우선 진행하여 무엇에 대해 이야기를 나누고, 어떤식으로 대응할지 미리 정할 것

미팅시

기지록의 종류

Full기지록

Full 기지록은 말한토시 틀리지 않고 있는 그대로 모두 기재하는 것임. 보통은 이러한 기지록을 기재할 필요는 없지만, 계약 교섭과 같이 누가 언급했는지, 무엇을 언급했는지가 중요한 회의에서는 Full기지록을 써야함

• 기지록은 rawdata라고 되도록 있는 그대로 적음
• 기지록은 가능한 누가 언급했는지, 무엇을 언급했는지 세부적으로 적을 것

요약 기지록

요약기지록은 요점을 중심으로 그 앞뒤 배경을 파악할 수 있도록 어느 정도 요약해서 기재하는 것. Full 기지록처럼 다적을 필요는 없고, 흐름에 맞추어 정리가 필요하다고 판단되는 부분을 중심으로 적어나가면 됨.

• 누가 언급했는지는 되도록 적는 것이 좋다.
• 회의는 화제를 중심으로 이야기가 왔다 갔다 하는 것이므로, 화제 중심으로 기재할 것
• 참가자가 말한 문장을 그대로 적을 필요없고, 자신이 이해한대로 요약해서 적으면 됨(요약기지록에서)

요점 기지록

회의의 고수들만이 활용할 수 있는 기지록으로, 결정사항과 TODO만 적는 것. 장기적으로 프로젝트에 어사인 되어 앞뒤배경을 모두 아는 상황에서는 요점 기지록을 활용해도 문제 없다. 보통 파트너급의 높은 이해능력과 전반적인 상황을 알고 있는 레벨에서 사용하는 방법.

기지록 작성시 유의점

• 기지록을 적고 있을 때, 다른 사람이 real time으로 언급하는 부분을 놓치는 경향이 있으므로 기지록을 적는 와중에도 청중의 발언에 집중할 것
• 주요 항목에 대해서는 회의 시간 중 실시간으로 빠르게 적고, 이후에 양식에 맞춰 정리할 것
• 시계열로 기록할 것
• 복잡한 복문이 아닌, 단문으로 적을 것
• TODO 항목에 대해서는 #으로 표시, 이해 못한 항목에 대해서는 * 로 표시, 결정사항에 대해서는 ※로 표시하여 기지록 작성후 한눈에 알아볼 수 있도록 할 것

미팅 후

기지록 정리

• 회의시 작성한 rawdata를 근거로, 아래의 템플릿을 채워나감

【Agenda】 
【참가자】 
【요약】
【TODO】 
【결정사항】
【미해결사항】
【議事】-> rawdata, 내부 증거용으로만 남기고 공유는 하지 않을 수도 있음 

• TODO 작성법

1. Role And Responsibility
   키워드 담당자 액션내용을 명확하고 심플하게 적을 것
2. Due Date를 명시할 것
3. 상대방의 입장에서 읽어보기
   TODO를 받은 담당자가 TODO만 읽고 자신의 일을 바로 커밑해나갈 수 있을지를 기준으로 TODO내용 자가레뷰하기

- 1차사업 견적서 수정 후 발송: 담당자A(~2/5)
- 경쟁사 벤치마킹 자료 작성: 담당자B(~2/7)
- 기존 사업 차별성 정리자료 작성: 담당자C(~2/4)

• 회의록 공유는 가급적 빠른 시간 안에!

회의록은 회의가 끝나고 가능한 빠른 시간 내에 작성하고 공유하는 것이 좋습니다. 이를 통해 회의 참석자는 물론 참석하지 않은 업무 관련자들이 회의를 통해 도출된 내용을 이해할 수 있게 해야 합니다. 또한 빠른 시간 내에 공유가 이뤄져야 혹시라도 잘못된 사항이 있을 경우 누락되거나 수정해야 할 사항에 대해 확인할 수 있습니다.

• 참석하지 않은 업무 관련자에게도 공유할 것

다른 일정으로 참석하지 못한 업무 관련자에게도 회의록을 빠짐없이 공유하는 것이 좋습니다. 그래야 회의를 통해 어떤 내용이 논의되었고 결론이 도출되었는지를 확인하고 관련 프로젝트를 완수할 때 혼선이 빚어지지 않습니다.

• 회의 내용은 회의 시간 중 실시간으로 작성할 것

많은 내용이 오가는 회의 시간이 끝난 다음 회의록을 처음부터 작성하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다.

• 분량은 1매 이내로

지나치게 방대하게 회의록을 작성하면 읽는 사람들로 하여금 피곤함을 불러일으키고 명확성이 떨어지는 단점이 있습니다. 빠지는 내용이 없도록 꼼꼼하게 작성하되 잘 요약해 1매 이내로 작성하는 것이 좋습니다.

• 회의록 작성이 처음이라면 전체 공유 전 1차 검토 받기

회의록을 공유하기 전, 회의에 참석한 동료 또는 상사를 통해 1차로 회의록을 검토 받는 것도 좋습니다. 특히 처음 회의록을 작성할 경우 회의의 핵심 사안이 무엇인지 파악하기 어려울 수 있고 누락된 사항이 생기기 쉽기 때문에 사전 검토가 필요할 수 있습니다.

참고

• https://brunch.co.kr/@goodgdg/8